Presseinformation

01.09.2020

OB Steffen Scheller: Verwaltungsgebäude öffnen wieder für den freien Besucherverkehr / Kombi-System aus Terminvergaben und freien Sprechzeiten

„Die zügige Bearbeitung der Anliegen unserer Bürgerinnen und Bürger steht absolut im Zentrum der Arbeit der Stadtverwaltung. Das galt bisher und gilt weiterhin. Während der Corona-Pandemie ist es aber auch wichtig, dass die Bearbeitung sowohl für die Mitarbeiter aber auch für die Bürger möglichst sicher erfolgen kann. Dafür haben wir Vorsorge getroffen und können die Verwaltung ab morgen schrittweise wieder für den gewohnten freien Besucherverkehr öffnen. Wie auch in Supermärkten und anderen Einrichtungen bitten wir die Bürger, dabei den Mindestabstand einzuhalten und eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen“, erklärt Oberbürgermeister Steffen Scheller.

In Vertretung des Beigeordneten Brandt erklärt der Beigeordnete Dr. Wolfgang Erlebach zu den weiteren Details: „Die Terminvergabe im Rahmen des eingeschränkten Regelbetriebes funktionierte in der Mehrheit unserer Verwaltungseinrichtungen gut und ermöglicht das nötige Maß an Sicherheit. Auch von unseren Besuchern erhalten wir hierzu überwiegend positive Rückmeldungen. Jedoch gibt es insbesondere in den Bereichen mit sehr häufigen Bürgerkontakten wie der Zulassungsstelle, dem Bürgerservice und der Fahrerlaubnisbehörde einen Engpass bei der Terminvergabe. Hier führen wir jetzt ein Kombi-System aus freien Sprechzeiten vormittags und festen Terminvergaben nachmittags ein. Im Bürgerservice sowie der KfZ-Zulassung und Fahrerlaubnisbehörde ist die Sprechzeit bereits für die nächsten zwei Wochen komplett über die bisherigen Terminvergaben verplant. Dort wird ab dem 21.09. dann beides möglich sein: Terminvergabe und freie Sprechzeiten. Zu den offenen Besucherzeiten wird die Reihenfolge der Bearbeitung – genau wie vor der Pandemie - über Wartemarken gesteuert. Diese werden – ebenfalls genau wie vor der Pandemie - in Abhängigkeit von der zeitlichen und personellen Bearbeitungskapazität ausgegeben.“

Für die Terminvereinbarung am Nachmittag können Bürgerinnen und Bürger die angegebenen Telefon-Nummern zu den regulären Sprechzeiten anrufen oder per E-Mail Kontakt aufnehmen:

Für die Verbesserung der Abläufe hat Simone Steingräber, Leiterin des Bürgerservice, noch eine Bitte, wie Anrufer mithelfen können, die Bearbeitung zu optimieren:

  • „Terminkalender und Schreibzeug sollten griffbereit sein, um zu notieren, welche Unterlagen zum späteren Termin mitgebracht werden müssen.
  • Gerne können Sie auch sachliche Gründe Vorbringen, die eine dringliche Bearbeitung erfordern. Dann können wir die Abläufe besser steuern und besonders dringliche Anliegen berücksichtigen.“

Heike Baumann, stellvertretende Fachbereichsleiterin und Leiterin der Fachgruppe Zulassungswesen ergänzt: „Entgegen der öffentlichen Kritik sind unsere Telefone und die E-Mail-Postfächer dauerhaft besetzt. Die an sich sinnvolle Gruppenschaltung der Telefonanlage verhindert aber das Senden eines Besetzt-Zeichens. Das hat teilweise zu Missverständnissen bei Anrufern geführt. Es ist aber immer mindestens eine Person nur mit der Beantwortung der Terminanfragen befasst, während die anderen Kollegen die Bearbeitung von Anliegen der Besucher vor Ort übernehmen. Terminanfragen per E-Mail werden mit gleicher Priorität wie telefonische Anfragen bearbeitet. Nutzen Sie deshalb bitte gerne auch den direkten Weg per E-Mail.

Wir arbeiten im Dauerbetrieb und waren seit Beginn der Corona-Pandemie zu keiner Zeit geschlossen. Als Beispiel kann hier gerne Dienstag, 01.09.2020 genommen werden, an dem wir 207 Termine für die Bürger vergeben haben und parallel noch zahlreiche Anliegen per Telefon und E-Mail abarbeiten.

Auch während der Schließzeit des Gebäudes war die Behörde offen und sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit vor Ort im Dienst gewesen. Aufgrund des großen Andrangs haben wir Sprechzeiten für die Terminvergabe gegenüber dem Normalbetrieb zuletzt sogar erweitert, um die Bürgeranfragen auch mit Einhaltung der Abstandsregeln im Wartebereich bearbeiten zu können. Leider dauert das Arbeiten mit den Corona-Regeln aber etwas länger. Für den Einzelfall ist der Mehraufwand z.B. durch zusätzliche Erklärungen oft unter 1 Minute, aber insgesamt addiert es sich einfach zu Verzögerungen. Da geht es uns auch nicht anders als beim Warten an der Supermarkt-Kasse. Ich denke, das ist auch nachvollziehbar.“